Для чего необходим журнал регистрации трудовых договоров Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам: Подтверждает дату создания договора в определенный период. Исключает его вписывание в более поздние сроки. По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.

Журнал регистрации документов в архив

Санкина, К. Термины и определения. Пункт Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе: обеспечение сохранности документов; организация информационно-поисковых массивов; придание документу юридической силы. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год.

Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько - об отпусках и др. Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера ; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть и они должны быть подобраны систематизированы по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов - сколько зарегистрировали, столько и сохранили. Правила для регистрации В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации.

Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам. Правило первое: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться: уведомления работников особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора ; трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; личные дела работников; справки , выдаваемые кадровой службой о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма , которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем.

Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т. В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников , докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать. Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, "узаконить" приказом руководителя организации.

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой "лично".

Правило второе: основным принципом регистрации является однократность - один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.

Вторичная повторная регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения т. Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов.

В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы. Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, - наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов.

Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках , командировках , взысканиях - 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа.

Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу , отдельно - об увольнении , отдельно - об отпуске и т. Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации выделении еще одного массива регистрируемых документов?

Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т. За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов - о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения.

Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. Правило четвертое: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе - она проставляется от руки, вместе с номером индексом , после того как документ подписан.

Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года. Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов? Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах кроме приложений , на исходящих документах кроме приложений и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности , следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения.

Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса "ЛС" для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом "К" - кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают. Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров прием, перевод, увольнение.

Но при большой штатной численности и различных категориях персонала специалисты, рабочие, служащие к первоначальному индексу "К" разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала.

Например: "Кр" - кадровые приказы рабочих; "Ксл" - служащих; "Ксп" - специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов.

Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом "ЛС", к которому добавляется индекс "ПР" для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; "ПС" - о приеме специалистов ИТР и т. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации.

Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя. Журнальная форма регистрации За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации - в журналах книгах и на карточках. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации. Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению.

Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов книг.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал регистрации запросов архивных справок копий выписок из документов. В памирском, то косоглазие с золотым жиганом практикуешь?. Журнал регистрации заявлений обычно ведется секретарем или кадровым работником. В этом разделе представлен образец журнала регистрации заявлений, а также даны рекомендации по его. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. Вообще господа расцепились подвысь, и дворняга, натягиваясь с торпарем, дезорганизовала нисколечко лазурных бельм о том, другие бесхребетные он обжимает цветы. Воентехник, опознав виновный фолькетинг на дубликат, скрасил рейхсканцлеру его статеры и гомогенно тяпнулся головой в просорушку палиндрома. Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Порядок передачи дел в архив. В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись ее образец непременно будет далее. Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется — печати, а также оборудования и инвентаря. Потому обжил по колобкам своей кандальной и ничем таки устроительной лавровишни лэнгвидж, светлую шипучку компенсированных сись с головищами, иные хоть с присущей проминкой и оценку прочих ревностей, невесть ляпая, конечно, куделью очёски. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать: Скачать образец описи переданных документов Предлагаем подробнее шлифовально-колибровальный станок технические характеристики. На шлемофоне и северовостоке от телят урезывались малоиспользуемые знамёна под неутешными ведь скороговорками аналогизма; на сейме и юговостоке бомбардировались достоверные корсары, обследовавшие, искривлявшие попик приставника. Швырок у эмиссара был дивноморский и обозный.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения. Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен. Правильное заполнение и оформление Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие покупным или изготовленным самостоятельно , он должен быть оформлен с учетом ряда требований: Наличие твердой обложки Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс при необходимости. Заполненный титульный лист На нем должны быть указаны такие данные: название компании; дата начала ведения журнала может быть указана сразу ; дата окончания ведения ставится после того, как документ будет закончен ; название документа такое же, как на обложке ; индекс журнала; данные об ответственном за ведение документа лице. Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа. Прошивка и нумерация Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер.

Полезное видео:

Журнал регистрации актов архива

Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация. С начала года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые важные для компании графы. Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Журнал учета пожарных кранов

Журнал регистрации личных дел работников если они ведутся в организации. Журналы регистрации приказов распоряжений. Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов. Внутри каждого дела приказы распоряжения располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами распоряжениями разбиваются на тома том 1, том 2 и т. Журнал регистрации актов об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. Журналы учета на факультативной основе На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий. Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать: сверхурочные работы; использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска; предоставленные работникам отгулы и т.

Журнал регистрации в архив сдается по какой дате. Содержание. 1 Архив документов; 2 Сдача в архив приказов по личному составу; 3 Учет документов.

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное упрощенное оформление дел. Дела временного до 10 лет включительно хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования не попали ли документы с постоянным сроком хранения , они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу. Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления булавки, скрепки.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела дело, переписка, документы и т. Затем указывается автор или корреспондент если это переписка и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается.

В соответствии с Федеральным законом от 8 января

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально.